Terug naar Info Corona pagina
 

FAQ - Contracten (update 17/11/2020)
 

VOORAFGAAND: 2 opmerking

  1. Vergeet zeker ook niet onze modeldocumenten en Bouwflashes na te kijken.
  2. De term ‘opdrachtgever’ in onderstaande FAQ kan ofwel verwijzen naar een overheid of private klant ofwel naar een hoofdaannemer.
A. Algemeen, zowel overheids- als private opdracht

Op welke vlakken heeft Covid-19 een impact bij de uitvoering van overeenkomsten?

Door Covid-19 en de door de Federale Regering bevolen maatregelen kunnen er bij de uitvoering van overeenkomsten meerdere problemen rijzen die de uitvoering van de overeenkomst bemoeilijken en/of onmogelijk maken, zoals o.m.:

  • inzake personeel, 
  • aanlevering van materiaal en materieel, etc. 

Dit kan op diverse vlakken een impact hebben zoals o.m.:

  • de relatie t.a.v. de opdrachtgever (zowel privaat als overheid);
  • de relatie t.a.v. de leverancier;
  • de relatie t.a.v. de onderaannemer.

Komt door de tweede Covid-19 golf, meer in het bijzonder de afwezigheid van het personeel, onder meer de naleving van uw uitvoeringstermijn in gevaar? Wat doen?


Met de tweede Covid-19 golf kan onder meer uw uitvoeringstermijn in het gedrang komen indien u geconfronteerd wordt met ernstige hinder ingevolge afwezigheid van het personeel. 

In dat geval dient u zo vlug mogelijk uw opdrachtgever hiervan te verwittigen. Dit geldt zowel bij overheidsopdrachten als bij private opdrachten.

Opgelet

  • bij overheidsopdrachten dient u de feiten binnen de 30 dagen te melden evenals een eerste schatting van de impact ervan op de uitvoeringstermijn.
  • voor private opdrachten kijkt u best na of er geen specifieke contractuele bepalingen voorzien zijn.

Elke situatie is verschillend en het is dus belangrijk dat u zich goed laat adviseren bij het versturen van het verzoek aan de opdrachtgever. Uw lokale confederatie of beroepsfederatie is het best geplaatst om u te helpen en beschikt over een modelbrief.


In het kader van Covid-19 wordt gesproken van ‘een onvoorziene omstandigheid’ en ‘overmacht’; waar gaat dit over?

Wat is overmacht?

Overmacht is een situatie die van die aard is dat de uitvoering van de overeenkomst voor een der partijen tijdelijk of definitief onmogelijk wordt. Indien de uitvoering van de overeenkomst bemoeilijkt wordt, doch niet onmogelijk is, is er geen sprake van overmacht. Eventueel is wel sprake van een onvoorziene omstandigheid.

Wat is een onvoorziene omstandigheid ?

Een onvoorziene omstandigheid is een omstandigheid die onvoorzien was bij het sluiten van de overeenkomst en die ertoe leidt dat de uitvoering van de overeenkomst zwaarder is voor een der partijen.
 
De overheidsopdrachtenreglementering erkent de onvoorziene omstandigheid, terwijl u er zich in private opdrachten enkel op kan beroepen, indien dit voorzien is in uw overeenkomst.

Welke zijn de verschillende gevolgen in geval van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid? 


In het geval van tijdelijke overmacht:

bent u tijdelijk bevrijd van uw contractuele verplichting, zijnde de uitvoering van de werken. Dit impliceert uiteraard ook dat uw contractspartij niet moet betalen voor prestaties die niet geleverd worden.

In geval van onvoorziene omstandigheden:

heeft u mogelijk recht op een aanpassing van de voorwaarden van de overeenkomst (verlenging uitvoeringstermijn, vergoeding van bepaalde kosten, …).

Indien u zich in een onvoorziene omstandigheid bevindt, maar uw overeenkomst voorziet niet in een aanpassing wegens onvoorziene omstandigheden, dan nog zijn er grenzen aan hetgeen uw contractspartij van u kan eisen. Indien de bouwheer u vraagt om de overeenkomst verder uit te voeren zonder vergoeding van de bijkomende kosten, dan kan dit eventueel rechtsmisbruik uitmaken.

Hoe de schade voor alle partijen zoveel mogelijk beperken? 

Een goede verstandhouding en samenwerking met al uw bouwpartners is van cruciaal belang om de schade voor alle partijen zoveel mogelijk te beperken.

Als een werf dient te worden stilgelegd als gevolg van de maatregelen die werden genomen om het coronavirus te bestrijden, is het van belang om al uw partners in de keten hiervan onmiddellijk te verwittigen: opdrachtgevers, aannemers, onderaannemers en leveranciers. De modelbrieven die de Confederatie Bouw ter beschikking stelt, benadrukken ook dat overleg dé manier van samenwerken is om de schade voor alle partijen zoveel mogelijk te beperken. 

Pas zodoende gezond verstand toe, informeer uw bouwpartners regelmatig over de stand van zaken van de werf in kwestie en kom onderling tijdig overeen wanneer en hoe er opnieuw aan de slag zou kunnen worden gegaan. De Confederatie Bouw rekent erop dat alle bouwpartners dit doen!

A.1. U bent genoodzaakt ZELF de werken stil te leggen

Wat doe ik t.a.v. mijn opdrachtgever als ik me in een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheden bevind en o.m. genoodzaakt ben mijn werf stil te leggen ?

Indien uw werf of onderneming een impact ondervindt ten gevolge van de maatregelen rond of het covid-19-virus en u o.m. genoodzaakt bent uw werf stil te leggen, dan is het van het grootste belang dat u:

1) Dit onmiddellijk meldt aan de opdrachtgever:
  • zowel bij overheids- als bij private opdrachten;
  • van zodra u vaststelt dat er gevolgen zijn voor de uitvoering van de opdracht; 
  • waarbij u bondig omschrijft hoe de uitvoering precies bemoeilijkt wordt of onmogelijk gemaakt wordt;
  • evenals de impact ervan op de kosten en een becijferde raming ervan meedeelt (bv. kostprijs per dag of per week, kosten stillegging werf, etc.).
2) Vervolgens stelt u overleg voor (dit kan telefonisch, via video conference,...) met de opdrachtgever om de schade voor alle partijen te beperken.

3) In ieder geval is het aangeraden om uw beslissing zo veel mogelijk intern en gedetailleerd te documenteren in het licht van Covid-19 zoals bv. advies preventieadviseur, advies bedrijfsarts, beschrijving van de werf, waardoor spreiding van de arbeiders onmogelijk is, …

Een modelbrief A.1.1. van onmiddellijke melding en eerste becijfering impact aan de opdrachtgever vindt u hier.

Voor aannemers die wel reeds gemeld hebben, maar nog geen enkele becijfering van de impact hebben overgemaakt, heeft de Confederatie Bouw eveneens een modelbrief A.1.2. op haar website geplaatst.

Wat doe ik t.a.v. mijn onderaannemers en leveranciers als ik me in een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheden bevind en o.m. genoodzaakt ben mijn werf stil te leggen?

In voorkomend geval zal de aannemer vaak ook genoodzaakt zijn de onderaannemers en leveranciers op de hoogte te brengen van de stillegging van de werf.

Een modelbrief A.1.3. van onmiddellijke melding aan de onderaannemers en leveranciers vindt u hier.

Wat doe ik ten aanzien van mijn opdrachtgever als deze weigert een vergoeding ten laste te nemen, niettegenstaande mijn melding van een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid en o.m. de stillegging van de werken?

Indien de opdrachtgever weigert om een vergoeding ten laste te nemen:
Een modelbrief A.1.4. antwoord met “voorbehoud van rechten” aan opdrachtgever die weigert een vergoeding ten laste te nemen vindt u hier

Wat doe ik ten aanzien van mijn opdrachtgever als deze mij verplicht de werken te hervatten, niettegenstaande mijn melding van een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid en o.m. de stillegging van de werken?

Indien de opdrachtgever u verplicht om de werken te hervatten, niettegenstaande uw melding dat u zich in een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid bevindt en u o.m. genoodzaakt bent de werf stil te leggen:
  • Rechtvaardig en herinner hem dan schriftelijk de redenen waarom het u niet mogelijk is de werken te hervatten;
  • Verwijs hierbij naar uw wettelijke verplichting in het kader van artikel 2 van het Ministerieel Besluit van 23 maart 2020 dat het Ministerieel Besluit van 18 maart 2020 vervangt; 
  • Mocht zich toch een uitvoering van een essentiële dienst betreffen, verzoek hem dan om een geschreven bevel tot uitvoering met :
    • 1) Een verantwoording inzake het strikt noodzakelijk en essentieel zijn van de betrokken werken;
    • 2) alsook de omschrijving van de uit te voeren werkzaamheden;
    • 3) het tijdskader binnen dewelke deze werkzaamheden moeten uitgevoerd worden;
  • Geef ter informatie en ten bewarende titel een schatting van de impact op de termijn en de kostprijs van de werken, onverminderd eventuele andere schade;
  • Stel hem tenslotte overleg voor om de maatregelen te bespreken en de schade voor alle partijen te beperken.
Een modelbrief A.1.5. antwoord ter rechtvaardiging van de stillegging aan de opdrachtgever, die u verplicht om de werken te hervatten vindt u hier.

Wat doe ik t.a.v. mijn onderaannemers en leveranciers als ik een schrijven van de opdrachtgever ontvang om de werken te hervatten, niettegenstaande mijn melding van een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid en o.m. de stillegging van de werken?

In voorkomend geval zal de aannemer vaak ook genoodzaakt zijn de onderaannemers en leveranciers op de hoogte te brengen van het schrijven van de opdrachtgever om de werken te hervatten evenals van zijn antwoord en de redenen waarom aan de vraag van de opdrachtgever geen gevolg kan worden gegeven.

Een modelbrief A.1.6. melding aan de onderaannemers en leveranciers van het schrijven van de opdrachtgever om de werken te hervatten vindt u hier.

Wat doe ik als ik niettegenstaande mijn aanvankelijke melding van een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid en o.m. de stillegging van de werken na verloop van tijd toch de werf in alle veiligheid kan heropstarten ?

Indien u na uw aanvankelijke melding van een situatie van overmacht en/of onvoorziene omstandigheid en o.m. de stillegging van de werken na verloop van tijd toch de werken in alle veiligheid kan heropstarten, mits naleving van alle geldende preventiemaatregelen, inclusief de al zo vaak besproken social distancing (cfr. geactualiseerde preventiefiche + checklist bij continuïteit of heropstart van de werven van de Confederatie Bouw).
 
  • Stel de opdrachtgever dan in kennis van de gehele dan wel gedeeltelijke hervatting van de werken en de genomen preventiemaatregelen;
  • Wijs hem eveneens op de impact van de heropstart op de termijn, de kosten, de gewijzigde uitvoering/fasering, enz.
Een modelbrief A.1.7. melding aan de opdrachtgever van de van de volledige/gedeeltelijke hervatting van de werken en impact op de opdracht vindt u hier.

! Denk er aan om uw onderaannemers en leveranciers hiervan eveneens in kennis te stellen en weet dat een veilige heropstart van de werken enkel kan, als ook zij de geldende preventiemaatregelen (kunnen) naleven. Collegiaal overleg is dé manier voor een efficiënte heropstart van de werf.

A.2. U wordt verplicht DOOR DE OPDRACHTGEVER om de werf stil te leggen 

Wat doe ik als de werf geschorst wordt door de opdrachtgever?

Indien uw opdrachtgever beslist heeft om de werf te schorsen:
  • vraag hem om dit schriftelijk te bevestigen dat hij dit gedaan heeft omwille van Covid-19 (dit zal u helpen om uw dossier te staven voor de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht);
  • meld uw opdrachtgever ook schriftelijk dat dit een impact zal hebben op de termijn en de kostprijs van de werken.

Indien uw opdrachtgever beslist heeft om de werf te schorsen, maar u de werken toch in alle veiligheid kan verderzetten, meldt u dit eveneens aan de opdrachtgever.

Een modelbrief A.2.1. van melding aan de opdrachtgever dat u de werken toch in alle veiligheid kan verder zetten vindt u hier.

Wat doe ik ten aanzien van mijn onderaannemers en leveranciers als de werf geschort wordt door de opdrachtgever?

In voorkomend geval zal de aannemer vaak ook genoodzaakt zijn de onderaannemers en leveranciers op de hoogte te brengen van de stillegging van de werf door de opdrachtgever

Een modelbrief A.2.2. van melding aan onderaannemers en leveranciers van het schrijven van de opdrachtgever tot stillegging van de werken vindt u hier.

A.3. U wordt verplicht DOOR DE OPDRACHTGEVER om de aanvangsdatum van de werken uit te stellen

Wat doe ik als de aanvangsdatum van de werken uitgesteld wordt door de opdrachtgever?

Indien uw opdrachtgever beslist heeft om de aanvangsdatum van de werken uit te stellen :
  • vraag hem om dit schriftelijk te bevestigen dat hij dit gedaan heeft omwille van Covid-19 (dit zal u helpen om uw dossier te staven voor de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht);
  • meld uw opdrachtgever ook schriftelijk dat dit een impact zal hebben op de termijn en de kostprijs van de werken.

Wat doe ik ten aanzien van mijn onderaannemers en leveranciers als de aanvangsdatum van de werken uitgesteld wordt door de opdrachtgever?

In voorkomend geval zal de aannemer vaak ook genoodzaakt zijn de onderaannemers en leveranciers op de hoogte te brengen van de beslissing van de opdrachtgever om de aanvangsdatum van de werken uit te stellen.

Een modelbrief A.3.2.: melding aan de onderaannemers en leveranciers van het schrijven van de opdrachtgever om de aanvangsdatum van de werken uit te stellen vindt u hier.


Wat doe ik als de aanvangsdatum van de werken uitgesteld wordt door de opdrachtgever, maar ik de werken toch ik alle veiligheid kan aanvatten?

Indien uw opdrachtgever beslist heeft om de aanvangsdatum uit te stellen, maar u de werken toch in alle veiligheid kan verderzetten:
  • meldt u dit aan de opdrachtgever;
  • geeft u de redenen op waarom het u toch mogelijk is om de werken aan te vatten;
  • vermeldt u schriftelijk dat dit een impact zal hebben op de termijn en de kostprijs van de werken.
Een modelbrief A.3.1. melding aan de opdrachtgever dat u de werken toch in alle veiligheid kan aanvatten vindt u hier.

B. Overheidsopdrachten 

Plaatsing
 
Hoe antwoorden op een vraag van de aanbestedende overheid om de verbintenistermijn van mijn offerte in de huidige omstandigheden van Covid-19 te verlengen? 

Bij overheidsopdrachten blijven de inschrijvers verbonden door hun offerte gedurende de termijn die staat in de opdrachtdocumenten of bij ontstentenis daarvan door een termijn van 90 dagen.

Vóór het verstrijken van die termijn kan de aanbesteder de inschrijver verzoeken om deze termijn te verlengen. Deze verlenging kan echter niet worden toegekend zonder de toestemming van de inschrijver. Als die inschrijver ermee instemt maar mits wijzigingen, wordt ervan uitgegaan dat hij zijn offerte niet heeft willen verlengen tegen dezelfde voorwaarden.

De COVID-19-gezondheidscrisis kan echter een aanzienlijke invloed hebben op de door de inschrijvers ingediende prijzen en het is onwaarschijnlijk dat de inschrijvers hun offerte tegen dezelfde prijs zullen kunnen handhaven zonder grote risico's te nemen. 

Het is echter in éénieders belang, aanbesteders en opdrachtnemers, om te werken met deugdelijke en marktconforme offertes. 

Om in de huidige context de gelijkheid van de inschrijvers en een maximale en gezonde concurrentie te waarborgen, biedt de overheidsopdrachtenreglementering aan de aanbesteder een andere mogelijkheid, namelijk de inschrijvers te verzoeken om ná het verstrijken van de verbintenistermijn in te stemmen met het behoud van hun offerte onder voorbehoud van de mogelijkheid om wijzigingen erin aan te brengen. 

Deze oplossing, die ook wordt aangemoedigd in de verschillende omzendbrieven en maatregelen van de federale en regionale overheden evenals hun FAQ's (zie supra: A.1. 3de vraag), is ook een stimulans voor economisch herstel.

Een modelbrief in die zin B.1. antwoord op het verzoek van de opdrachtgever tot verlenging van de verbintenistermijn van uw offerte VÓÓR het verstrijken ervan vindt u hier.
 

Uitvoering

 


 

C. Private opdrachten